ERP für KMU: Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt

Wer in einem KMU ein neues System sucht, bekommt in der Regel zwei Arten von Angeboten. Auf der einen Seite die etablierten Enterprise-Lösungen, die für Organisationen mit mehreren hundert Mitarbeitenden konzipiert wurden. Auf der anderen Seite eine Reihe spezialisierter Einzeltools, die jedes für sich gut funktionieren, aber mühsam und teilweise über Drittanbieter zusammengeklebt werden müssen.

Beide Wege gehen an der Realität der meisten Betriebe vorbei – und zwar aus demselben Grund.

Die Realität im Schweizer KMU

Ein typisches Schweizer KMU hat zwischen fünf und fünfzig Mitarbeitende. Es hat keine IT-Abteilung, keine Prozessverantwortlichen und niemanden, dessen Stellenbeschreibung «Systemeinführung» enthält. Die Person, die sich um die IT kümmert, tut das neben ihrer eigentlichen Arbeit – oft ist es die Geschäftsführung selbst.

Enterprise-Lösungen setzen genau das voraus, was hier fehlt: ein internes Projektteam, klar definierte Prozesse zum Zeitpunkt der Einführung und die Bereitschaft, mehrere Monate in ein Projekt zu investieren, bevor der erste Nutzen entsteht. Das ist kein Vorwurf an diese Systeme. Sie sind für eine andere Betriebsgrösse gebaut.

Die Tool-Sammlung wiederum funktioniert hervorragend, solange ein Unternehmen klein ist und wenige Leute den Überblick behalten. Sobald mehr Personen beteiligt sind und Daten an mehreren Orten gepflegt werden, entsteht ein Aufwand, der mit jedem zusätzlichen Tool wächst.

Warum Funktionsvergleiche in die Irre führen

In fast jeder Evaluation entsteht früher oder später eine Liste: Welches System kann was, und was kostet es? Diese Liste ist nicht falsch, aber sie beschreibt nur einen Zustand – nämlich den heutigen.

Unternehmen verändern sich aber. Sie stellen Leute ein, nehmen neue Geschäftsfelder dazu, ändern ihre Abläufe, gewinnen einen Grosskunden mit eigenen Anforderungen. Dass solche Weiterentwicklungen etwas kosten, ist normal – sie sind Teil des Geschäfts und meist gut investiertes Geld.

Unangenehm wird es aus einem anderen Grund: wenn die Kosten dort auflaufen, wo man sie nicht erwartet hat. Wenn die Lizenzstufe springt, weil ein weiterer Benutzer dazukommt. Wenn eine Schnittstelle zwischen zwei Tools plötzlich als kostenpflichtiges Zusatzmodul läuft. Oder wenn eine Funktion, die man für selbstverständlich hielt, nur im nächsthöheren Paket enthalten ist. Nach zwei Jahren steht dann nicht die Frage im Raum, ob sich die Weiterentwicklung gelohnt hat, sondern ob man beim Systementscheid auf das falsche Pferd gesetzt hat.

Genau davor schützen drei Fragen, die in Evaluationen selten gestellt werden.

Erstens: Kann man klein anfangen und wachsen?

Ein KMU braucht selten alles auf einmal. Viel realistischer ist ein Start mit zwei oder drei Bereichen – etwa Buchhaltung und CRM – und der schrittweise Ausbau, sobald sich zeigt, wo der nächste Schuh drückt.

Entscheidend ist dabei, ob dieser Ausbau im bestehenden System möglich ist oder ob jedes zusätzliche Thema wieder bei null beginnt: neue Evaluation, neuer Anbieter, neue Schnittstelle. Ein modular aufgebautes System erlaubt es, in einem Jahr einen weiteren Bereich zu aktivieren – mit überschaubarem Aufwand und ohne dass die bisherige Entscheidung in Frage steht.

Das nimmt auch Druck aus dem Entscheid. Man muss nicht heute wissen, wie das Unternehmen in fünf Jahren arbeitet.

Zweitens: Bleibt das System veränderbar?

Prozesse ändern sich, und ein System muss das mitmachen können. Ein zusätzliches Feld auf dem Kundenformular, ein angepasster Freigabeablauf, eine eigene Auswertung – solche Anpassungen sollten möglich sein, ohne für jede Kleinigkeit einen Entwickler zu beauftragen.

Hier gehört allerdings eine ehrliche Einordnung dazu, die in Verkaufsgesprächen gerne unterschlagen wird. Konfiguration und Entwicklung sind zwei verschiedene Dinge. Felder anlegen, Ansichten anpassen, Automatisierungen einrichten – das kann ein Unternehmen gut selbst übernehmen. Sobald aber tiefer in die Logik eines Systems eingegriffen wird, entsteht ein Risiko, das sich erst später zeigt: Die Upgradefähigkeit leidet. Wer zu viel selbst umbaut, sitzt in zwei Jahren auf einer Version, die sich nicht mehr sauber aktualisieren lässt – und verliert damit genau die Zukunftssicherheit, die man sich mit dem System erkauft hat.

Deshalb lohnt es sich, den Partner im Boot zu behalten. Nicht für jede Anpassung, aber für alles, was an der Struktur rüttelt. Ein guter Partner sagt auch mal, dass eine gewünschte Anpassung zwar möglich ist, aber langfristig mehr kostet als sie bringt.

Drittens: Überlebt das Setup einen Personalwechsel?

Viele gewachsene Systemlandschaften funktionieren nur, weil eine bestimmte Person weiss, wie alles zusammenhängt. Welche Liste wohin exportiert wird, warum eine Einstellung so gesetzt ist, wie sie ist, und welche Schritte am Monatsende in welcher Reihenfolge nötig sind.

Solange diese Person da ist, fällt das nicht auf. Fällt sie aus, steht der Betrieb still. Dieses Risiko ist bei einer Excel-Tabelle offensichtlich, bei einer verketteten Tool-Landschaft aber genauso vorhanden – nur weniger sichtbar.

Ein System, in dem Abläufe abgebildet und dokumentiert sind statt im Kopf einer Person zu leben, reduziert dieses Risiko erheblich. Das ist kein technisches Kriterium, sondern ein unternehmerisches.

Was das für die Evaluation bedeutet

Wer vor einer Systementscheidung steht, sollte die Funktionsliste nicht weglassen – aber sie ergänzen. Die Fragen, die sich lohnen: Mit wie wenig können wir starten? Was kostet es, in einem Jahr einen weiteren Bereich dazuzunehmen, und wissen wir das heute schon? Welche Anpassungen können wir selbst vornehmen, und ab welchem Punkt gefährden wir damit künftige Updates? Und wie viel von unserem Setup steckt am Ende in einem Kopf statt im System?

Diese Fragen sind unbequemer als ein Funktionsvergleich, weil sie sich nicht in einer Tabelle abhaken lassen. Sie sagen aber deutlich mehr darüber aus, ob eine Lösung in fünf Jahren noch trägt.

Und wo steht Odoo?

Wir arbeiten mit Odoo, weil es diese drei Kriterien aus unserer Sicht gut erfüllt: Man kann mit einzelnen Bereichen starten, vieles lässt sich ohne Entwicklung konfigurieren, und die Abläufe leben im System statt in Tabellen und Köpfen. Dazu kommt eine Preisstruktur, die keine bösen Überraschungen produziert, wenn ein weiterer Bereich dazukommt.

Das heisst nicht, dass Odoo für jedes Unternehmen die richtige Wahl ist. Es gibt Branchen mit sehr spezifischen Anforderungen, für die eine spezialisierte Lösung sinnvoller ist. Aber für KMU, Verbände und NGOs, die zwischen «zu gross» und «zusammengeklebt» eine Lösung suchen, die mitwächst, ist es aus unserer Erfahrung ein guter Ausgangspunkt.