Pauschale oder nach Aufwand? Das Offerten-Dilemma für Dienstleister

Es gibt eine Frage, die sich jeder Dienstleister bei fast jedem neuen Auftrag neu stellt: Offeriere ich eine Pauschale, oder rechne ich nach Aufwand ab? Auf den ersten Blick eine Detailfrage. In Wahrheit eine der wichtigsten Weichenstellungen für die Profitabilität – und eine, die viele aus dem Bauch heraus beantworten.

Die zwei Seiten der Medaille

Eine Pauschale ist das, was die meisten Kunden hören wollen. Sie gibt Planungssicherheit, einen klaren Betrag, keine bösen Überraschungen. Der Haken: Das gesamte Risiko liegt bei dir. Schätzt du den Aufwand zu tief ein, arbeitest du gratis oder zahlst sogar drauf. Und Aufwände werden notorisch zu tief geschätzt – nicht aus Dummheit, sondern weil niemand die unerwarteten Schlaufen, Zusatzwünsche und Korrekturrunden vorhersehen kann.

Die Abrechnung nach Aufwand dreht das Risiko um. Du wirst für jede geleistete Stunde bezahlt, egal wie das Projekt läuft. Fair, eigentlich. Aber aus Kundensicht fühlt es sich an wie ein Blankoscheck: Niemand weiss vorher, was am Ende auf der Rechnung steht. Das schafft Misstrauen, gerade bei neuen Kundenbeziehungen, und führt zu Diskussionen über jede einzelne Position.

Wann welches Modell passt

Es gibt keine allgemeingültige Antwort, aber eine brauchbare Faustregel: Je besser du den Aufwand abschätzen kannst, desto eher eignet sich eine Pauschale. Bei standardisierten Leistungen, die du schon dutzendfach erbracht hast, kennst du deine Zahlen und kannst eine Pauschale anbieten, die für beide Seiten fair ist.

Sobald aber echte Unsicherheit im Spiel ist – neue Technologien, unklare Anforderungen, ein Kunde, der selbst noch nicht genau weiss, was er will – wird die Pauschale zum Glücksspiel. In diesen Fällen ist die Abrechnung nach Aufwand nicht nur fairer, sondern auch ehrlicher. Wer hier trotzdem eine Pauschale verspricht, baut entweder einen dicken Risikoaufschlag ein (den der Kunde zu Recht hinterfragt) oder geht ein Verlustrisiko ein.

Eine dritte Variante, die in der Praxis oft am besten funktioniert: eine Mischung. Ein Kostendach mit Abrechnung nach Aufwand etwa gibt dem Kunden eine Obergrenze und dir die Fairness der aufwandbasierten Abrechnung. Oder die Aufteilung eines Projekts in eine gut kalkulierbare Konzeptphase (Pauschale) und eine offenere Umsetzungsphase (Aufwand).

Wer entscheidet das eigentlich?

In der Praxis ist die Wahl des Modells oft gar keine freie Entscheidung des Dienstleisters. Kunde und Projektart geben die Richtung vor. Das sehen wir an unserer eigenen Geschichte sehr deutlich: In zwei Jahrzehnten Webentwicklung lief bei uns fast alles über Pauschalen. Eine Website hat ein klar umrissenes Ziel, einen definierten Funktionsumfang, ein sichtbares Endresultat – das lässt sich kalkulieren. Im ERP-Umfeld, in dem wir heute arbeiten, ist es genau umgekehrt: Vieles klärt sich erst während der Umsetzung, Anforderungen entwickeln sich, Prozesse werden unterwegs angepasst. Hier ist die Abrechnung nach Aufwand schlicht realistischer.

Wer also fragt, welches Modell „richtig“ ist, sollte zuerst auf die Art des Projekts schauen – nicht auf die eigene Vorliebe.

Das KI-Paradox

Und dann ist da noch eine Entwicklung, die das ganze Thema gerade auf den Kopf stellt: künstliche Intelligenz. Wenn eine erfahrene Entwicklerin oder ein Berater mit KI-Unterstützung plötzlich doppelt so schnell arbeitet, hat das auf die beiden Abrechnungsmodelle gegensätzliche Auswirkungen.

Bei der Pauschale gewinnt der Anbieter: gleicher Preis, halbe Zeit, mehr Marge. Beim Aufwandsmodell kehrt sich das um – der Kunde zahlt weniger, weil weniger Stunden anfallen, und der Anbieter verdient an genau derselben Leistung weniger, je effizienter er wird. Mal profitiert also die eine Seite, mal die andere.

Das eigentlich Absurde daran: Beim Aufwandsmodell wird die effizientere Arbeit bestraft. Wer in bessere Werkzeuge und Weiterbildung investiert und dadurch schneller wird, sägt am eigenen Umsatz. Das kann auf Dauer nicht die richtige Logik sein – und es wird mit jeder Verbesserung der KI-Werkzeuge drängender.

Ein möglicher Ausweg: der Nutzen als Massstab

Vielleicht müssen wir deshalb grundsätzlicher denken. Statt den Preis an Zeit (Aufwand) oder an einer geschätzten Zeit (Pauschale) festzumachen, könnte man ihn am tatsächlichen Nutzen für den Kunden orientieren – das, was man Value-based Pricing nennt. Die Idee: Eine Lösung, die einem Kunden jährlich zehntausende Franken spart oder einen messbaren Mehrwert schafft, ist diesen Wert auch wert – unabhängig davon, ob der Anbieter dafür zehn oder hundert Stunden gebraucht hat.

In der Theorie löst das beide Probleme auf einen Schlag: Effizienzgewinne durch KI werden nicht länger bestraft, und der Preis wird fair an dem gemessen, was am Ende herauskommt.

In der Praxis ist es allerdings alles andere als einfach. Der Nutzen einer Dienstleistung ist oft schwer messbar, noch schwerer vorab zu beziffern, und am allerschwersten dem Kunden zu verkaufen – besonders in einem Markt, der jahrzehntelang in Stundensätzen gedacht hat. Wir haben darauf ehrlicherweise auch keine fertige Antwort. Aber wir sind überzeugt, dass die Frage in den nächsten Jahren wichtiger wird, nicht unwichtiger.

Das eigentliche Problem liegt tiefer

Die Wahl des Abrechnungsmodells ist aber gar nicht der Kern. Der Kern ist die Frage, ob du überhaupt eine belastbare Grundlage für deine Entscheidung hast.

Wer nicht weiss, was ein vergleichbares Projekt beim letzten Mal wirklich gekostet hat – inklusive aller versteckten Stunden für Kommunikation, Korrekturen und Projektleitung – rät bei jeder neuen Offerte aufs Neue. Und Raten ist auf Dauer teuer, in beide Richtungen: Mal verschenkst du Marge, weil du zu günstig offerierst, mal verlierst du den Auftrag, weil du zur Sicherheit zu hoch gegriffen hast.

Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Dienstleister, die ihre eigenen Zahlen kennen – also wissen, was ein Projekttyp im Schnitt kostet, wo die Stunden tatsächlich hinfliessen und wie hoch die echte Marge ist – offerieren mit ruhiger Hand. Sie müssen nicht raten, sie rechnen.

Was wir in 20 Jahren gelernt haben

Wir haben in zwei Jahrzehnten beide Wege ausprobiert, in allen denkbaren Varianten. Pauschalen, die super aufgingen, und solche, bei denen wir am Ende gratis gearbeitet haben. Aufwandprojekte, die reibungslos liefen, und solche mit endlosen Diskussionen über die Rechnung.

Unsere wichtigste Erkenntnis: Die Frage „Pauschale oder Aufwand?“ ist die zweite Frage. Die erste lautet: „Kenne ich meine Zahlen gut genug, um diese Entscheidung fundiert zu treffen?“ Solange die Antwort darauf Nein ist, bleibt jede Offerte ein Glücksspiel – egal, welches Modell man wählt.

Wer seine Projekte sauber auswertet und weiss, wo die Zeit hinfliesst, hat dieses Problem nicht. Wie man diese Datengrundlage überhaupt erst bekommt – ohne dass das Team die Zeiterfassung hasst – ist allerdings ein Thema für sich.