Excel als ERP: Wo Tabellen im KMU an Grenzen stossen

Wenn man in einem KMU fragt, mit welcher Software das Unternehmen gesteuert wird, kommen meist die üblichen Namen: die Buchhaltung, vielleicht ein CRM, ein Projekttool. Schaut man dann genauer hin, findet man daneben eine ganze Landschaft aus Tabellen, in denen die eigentlich entscheidenden Dinge stehen. Die Ressourcenplanung fürs nächste Quartal. Die Projektübersicht mit den Deckungsbeiträgen. Die Liquiditätsplanung. Die Lagerliste.

Diese Tabellen tauchen in keinem Software-Inventar auf und in keinem Budget. Trotzdem hängt an ihnen häufig mehr als an jedem lizenzierten System.

Warum Tabellen gewinnen

Bevor man über die Risiken spricht, lohnt sich der Blick darauf, warum Tabellen sich überhaupt so durchgesetzt haben. Sie sind nämlich in einer Disziplin unschlagbar: Geschwindigkeit.

Eine Tabelle ist sofort verfügbar. Sie braucht kein Projekt, keine Evaluation, keine Freigabe und kein Budget. Wer eine neue Auswertung braucht, öffnet eine leere Datei und legt los. Wer eine zusätzliche Information erfassen will, fügt eine Spalte ein. Kein ERP der Welt lässt sich so schnell an eine neue Idee anpassen.

Dazu kommt: Praktisch alle können damit umgehen. Es braucht keine Schulung, keine Einführung, keine Berechtigungen. Diese niedrige Einstiegshürde ist der Grund, warum Tabellen in jedem Unternehmen zu finden sind – und warum sie sich so hartnäckig halten.

Der Kipppunkt

Problematisch wird es nicht dadurch, dass Tabellen existieren. Problematisch wird es, wenn eine Tabelle unbemerkt vom Hilfsmittel zum Betriebssystem wird – wenn also ein zentraler Geschäftsprozess ohne sie stillsteht.

Dieser Übergang passiert schleichend. Eine Tabelle entsteht für einen einmaligen Zweck, wird dann monatlich weitergeführt, bekommt eine zusätzliche Spalte, dann noch ein Tabellenblatt, und irgendwann ist sie die einzige Stelle, an der die Wahrheit über einen Bereich des Unternehmens steht. Zu diesem Zeitpunkt hat sie längst Aufgaben übernommen, für die eine Tabellenkalkulation nie gebaut wurde.

Was einer Tabelle fehlt

Zugriffskontrolle. Eine Tabelle kennt in der Praxis nur zwei Zustände: Entweder jemand hat Zugriff auf die Datei oder nicht. Eine Abstufung, wer welche Zeilen sehen und wer welche Werte ändern darf, gibt es nicht. Bei Lohn-, Kunden- oder Personaldaten ist das nicht nur unpraktisch, sondern mit Blick auf das revidierte Datenschutzgesetz auch heikel.

Historie. Wer hat diesen Wert geändert, wann, und was stand vorher drin? Eine Tabelle beantwortet diese Frage nicht. Wenn eine Zahl plötzlich anders ist als letzte Woche, bleibt nur die Rekonstruktion aus dem Gedächtnis – oder aus dem Backup, falls es eines gibt.

Validierung. In einem Zahlenfeld landet auch mal ein Text, in einem Datumsfeld ein Freitext, und ein Pflichtfeld bleibt leer, weil niemand es erzwingt. Diese kleinen Inkonsistenzen sind einzeln harmlos und führen in der Summe dazu, dass Auswertungen still danebenliegen.

Fehlerresistenz. Der unangenehmste Punkt: Wenn eine Formel bricht – weil jemand eine Zeile eingefügt oder einen Bereich verschoben hat – gibt es keine Fehlermeldung. Die Tabelle zeigt weiterhin eine Zahl an. Sie ist einfach falsch, und alle rechnen damit weiter. Solche Fehler fallen oft erst Monate später auf, wenn überhaupt.

Versionsklarheit. Sobald eine Tabelle per E-Mail zirkuliert, existieren binnen Tagen mehrere Wahrheiten nebeneinander. Dateinamen mit «final», «final_2» und «final_neu» sind in fast jedem Unternehmen zu finden.

Der grösste Kostenblock: das Befüllen

Über all diese Punkte wird gelegentlich gesprochen. Über den grössten Aufwand meistens nicht, weil er sich so selbstverständlich anfühlt: Jede Tabelle muss von Hand gefüttert werden.

Die Stunden kommen aus der Zeiterfassung, die Umsätze aus der Buchhaltung, die Projektstände aus dem Projekttool, die offenen Posten aus einem weiteren System. Exportieren, einfügen, Spalten zurechtrücken, Formate reparieren, Summen kontrollieren. Das passiert nicht einmal, sondern jede Woche oder jeden Monat aufs Neue – und fast immer durch dieselbe Person, weil nur sie den Ablauf kennt.

Rechnet man das über ein Jahr hoch, kommen schnell mehrere Arbeitstage zusammen, die ausschliesslich damit verbracht werden, Daten von einem Ort an einen anderen zu bewegen. Dazu kommt ein Effekt, der noch schwerer wiegt: In dem Moment, in dem die Zahlen endlich stimmen, sind sie bereits veraltet. Entscheidungen werden auf Basis eines Stands getroffen, der bereits zurückliegt.

Das Klumpenrisiko Mensch

Tabellen, die über Jahre gewachsen sind, tragen ihr Wissen selten in sich. Sie tragen es in der Person, die sie gebaut hat. Diese Person weiss, welche Spalte man nicht anfassen darf, warum in Zeile 47 ein Sonderfall steht und wieso das eine Tabellenblatt ausgeblendet ist.

Solange sie da ist, funktioniert alles. Fällt sie aus – Ferien, Krankheit, Kündigung – steht der Prozess still, und niemand traut sich, die Datei anzufassen. Diese Abhängigkeit fällt in keiner Risikoanalyse auf, weil das Risiko nirgends dokumentiert ist.

Warum «Tabellen abschaffen» die falsche Antwort ist

An dieser Stelle erwarten viele die Empfehlung, Tabellen durch ein System zu ersetzen. Das greift zu kurz. Für Auswertungen, Was-wäre-wenn-Rechnungen, schnelle Analysen und individuelle Sichten auf Zahlen ist eine Tabellenkalkulation nach wie vor das beste Werkzeug, das es gibt. Wer sie verbietet, nimmt den Mitarbeitenden ein Instrument weg, für das es keinen gleichwertigen Ersatz gibt – und erntet Schattentabellen, die dann erst recht niemand kennt.

Das Problem ist nicht die Tabelle. Das Problem ist die Datengrundlage darunter – also die Tatsache, dass die Zahlen aus fremden Systemen von Hand hineinkopiert werden müssen und ab dem Moment des Einfügens veralten.

Die bessere Variante: Tabellen mit Live-Daten

Genau hier setzt ein integriertes System an. Odoo bringt beispielsweise eine vollwertige Tabellenkalkulation mit, die direkt auf die aktuellen Unternehmensdaten zugreift. Formeln, Pivot-Auswertungen, eigene Berechnungen und individuelle Layouts funktionieren wie gewohnt – nur dass die zugrundeliegenden Zahlen live aus dem System kommen.

Der praktische Unterschied ist erheblich. Die monatliche Kopierarbeit entfällt vollständig. Beim Öffnen einer Auswertung stimmen die Zahlen einfach, ohne dass jemand vorher eine Stunde investiert hat. Wer eine Zahl hinterfragt, kann bis zum Ursprungsbeleg zurückspringen, statt in einer Kette von Exporten zu suchen. Und weil die Berechtigungen aus dem System kommen, sieht jede Person nur das, was sie sehen darf.

Die Flexibilität der Tabelle bleibt also erhalten. Was wegfällt, ist die Handarbeit dahinter.

Ein pragmatischer erster Schritt

Wer nicht sofort ein System einführen will, kann trotzdem etwas tun: eine saubere Bestandsaufnahme. Welche Tabellen sind in eurem Unternehmen geschäftskritisch? Wer pflegt sie, wie lange dauert das jeden Monat, und was passiert, wenn diese Person ausfällt?

Diese Liste ist meist länger als erwartet – und sie ist die beste Grundlage für die Entscheidung, welcher Prozess als Erster ein richtiges Zuhause verdient hat.