Was kostet ein Projekt wirklich? Projektmarge im KMU

Die meisten Dienstleistungs-KMU haben ihren Umsatz im Griff. Sie wissen, was ein Projekt eingebracht hat, was offen ist und was am Jahresende unter dem Strich steht. Was deutlich seltener vorkommt: dass ein Unternehmen die echte Marge eines einzelnen Projekts kennt. Also nicht den Umsatz, sondern das, was nach Abzug aller Kosten tatsächlich übrig bleibt.

Das klingt nach einer Detailfrage für Controlling-Nerds. In Wahrheit entscheidet sie darüber, ob ein Unternehmen langfristig profitabel bleibt oder sich Projekt für Projekt selbst belastet, ohne es zu merken.

Die Marge-Illusion

Die naheliegende Rechnung lautet: Projektumsatz minus die offensichtlichen Kosten ergibt die Marge. Die offensichtlichen Kosten sind die Stunden, die jemand direkt auf das Projekt gebucht hat, plus allfällige Fremdleistungen und Material.

Das Problem an dieser Rechnung ist nicht, was drinsteht, sondern was fehlt. Diverse Stunden eines Projekts werden nämlich häufig gar nicht erfasst – weil sie sich nicht wie «richtige» Projektarbeit anfühlen.

Die unsichtbaren Stunden

Wer tatsächlich nachrechnet, findet in fast jedem Projekt einen ganzen Berg an Aufwand, der nirgends sauber auftaucht:

• Kommunikation: die schnelle Rückfrage per Mail, das «kurze» Telefonat, die Abstimmung zwischendurch. Einzeln betrachtet Kleinkram, in der Summe oft mehrere Stunden pro Projekt.
• Projektkoordination: Planung, interne Abstimmung, das Im-Auge-behalten des Ganzen. Diese Stunden trifft es besonders, weil sie oft niemand einem konkreten Projekt zuordnet.
• Onboarding: Gerade bei neuen Kunden geht viel Zeit drauf, bis man die Ansprechpartner, Systeme und Eigenheiten kennt.
• Nacharbeit: kleinere Anpassungen nach Projektabschluss, Support-Fragen, Gewährleistung. Das Projekt gilt längst als beendet, verursacht aber weiter Aufwand.
• Akquise: der Aufwand für Erstgespräche, Offerten und Pitches, der dem Projekt vorausging – und der bei verlorenen Offerten komplett auf der eigenen Kappe bleibt.

Je nach Branche und Arbeitsweise summiert sich dieser unsichtbare Anteil schnell auf einen rechten Prozentsatz des sichtbaren Aufwands. Wer ihn nicht mitrechnet, überschätzt seine Marge systematisch.

Warum gerade die Akquise so sperrig ist

Ein Teil dieses Problems lässt sich mit Disziplin und sauberer Zeiterfassung in den Griff bekommen. Ein anderer Teil aber prinzipiell nicht – und das ist wichtig zu verstehen, bevor man sich an einer perfekten Lösung abarbeitet.

Der Aufwand für Offerten, die nie zu einem Auftrag werden, gehört zu keinem einzelnen Projekt. Er lässt sich im Nachhinein nicht einem gewonnenen Auftrag zuschlagen, denn er ist ja gerade für die nicht gewonnenen entstanden. Akquise ist damit strukturell ein Gemeinkostenblock: etwas, das man als Ganzes kennen und in die Preise einkalkulieren kann, aber nicht sauber auf einzelne Projekte verteilen. Kein noch so ausgeklügeltes System nimmt einem diese Unschärfe vollständig ab.

Ehrlich gesagt: Wir wissen es selbst nicht genau

Wir schreiben hier nicht aus der Position derer, die das Problem gelöst haben. Bei RTP ist die saubere Erfassung insbesondere der Akquise aktuell selbst eine offene Baustelle. Wir buchen diese Aufwände bis heute nicht konsequent auf die einzelnen Projekte, und entsprechend kennen wir unsere echte Projektmarge nicht auf den Franken genau.

Das ist unbequem zuzugeben, aber es ist die Realität in sehr vielen Dienstleistungs-KMU. Wir arbeiten im Zuge unserer eigenen Umstellung gerade daran, das besser zu machen – und merken dabei, wie viele kleine methodische Fragen daran hängen. Eine perfekte, vollautomatische Lösung gibt es nicht. Aber schon der ehrliche Versuch, näher an die Wahrheit zu kommen, verändert den Blick auf die eigenen Projekte spürbar.

Warum das gefährlich ist, wenn man es ignoriert

Wer seine echte Marge nicht kennt, trifft Entscheidungen im Nebel. Die nächste Offerte wird auf Basis eines Gefühls kalkuliert statt auf Basis von Erfahrungswerten. Und weil das Gefühl die unsichtbaren Stunden tendenziell ausblendet, wird tendenziell zu günstig offeriert.

Das führt zu einem Effekt, der besonders tückisch ist: Ein Unternehmen kann im Umsatz wachsen und gleichzeitig immer weniger verdienen. Mehr Projekte, mehr Betrieb, mehr Stress – und unter dem Strich bleibt weniger übrig als vorher. Ohne Margenkenntnis merkt man das oft erst, wenn es schon weh tut.

Was man realistisch tun kann

Der erste Schritt ist keine neue Software, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Aufwände erfassen wir aktuell gar nicht, und wo fließen sie statt dessen hin? Schon diese Frage fördert meist mehr zutage, als einem lieb ist.

Danach geht es darum, die wichtigsten unsichtbaren Aufwände überhaupt erfassbar zu machen – nicht lückenlos bis auf die letzte Minute, aber konsequent genug, um verlässliche Erfahrungswerte pro Projekttyp zu bekommen. Wer weiss, dass ein bestimmter Projekttyp im Schnitt zwanzig Prozent mehr kostet als die reine Umsetzungszeit, kann das in die nächste Offerte einpreisen, statt es immer wieder zu verschenken.

Der Haken dabei: Das alles steht und fällt mit einer konsequenten Zeiterfassung. Und genau die ist in vielen Teams ungeliebt – weshalb sie häufig lückenhaft bleibt. Wie man Zeiterfassung so aufzieht, dass sie nicht zur Quälerei wird und trotzdem brauchbare Daten liefert, ist allerdings ein Thema für sich.