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Mitgliederverwaltung, Events, Kurse, Finanzen – Verbände jonglieren mit vielen Systemen und noch mehr Stakeholdern. Odoo bringt alles zusammen. In einem System, das Ihre Geschäftsstelle entlastet statt belastet. Und vor allem: #NoBullshit

Kennen Sie das: Viele Stakeholder, noch mehr Systeme?

Mitgliederdaten in fünf verschiedenen Listen

Die Stammdaten sind im CRM, die Rechnungen in der Buchhaltung, die Kursanmeldungen in Excel, die Newsletter-Empfänger in Mailchimp. Bei jeder Adressänderung müssen fünf Systeme aktualisiert werden – und trotzdem kommen Briefe zurück.

Prozesse, die niemand mehr durchschaut

Mitgliedschaftsanträge werden gedruckt, unterschrieben, eingescannt und manuell erfasst. Kursanmeldungen laufen über E-Mail, die Warteliste führt jemand in Excel. Jeder neue Mitarbeiter braucht Monate, um das System zu verstehen.

Stakeholder mit unterschiedlichen Bedürfnissen

Vorstand will Kennzahlen, Geschäftsstelle will Effizienz, Mitglieder wollen Self-Service. Regionen haben eigene Anforderungen, Sektionen ihre eigenen Prozesse. Ein System für alle zu finden scheint unmöglich.

Ein System für die ganze Organisation

Gemeinsame Klärung der Anforderungen

Alle Daten an einem Ort, aber mit klaren Zugriffsrechten. Die Zentrale sieht alles, Regionen sehen ihre Mitglieder, Mitglieder sehen ihre eigenen Daten. Keine Doppelspurigkeiten, keine Inkonsistenzen.

Prozesse digitalisieren, nicht nur digitalisieren

Wir bilden nicht einfach Ihre Papier-Prozesse in Odoo ab. Wir hinterfragen, vereinfachen und automatisieren. Das Ziel: Ihre Geschäftsstelle hat Zeit für das, was wirklich zählt – die Mitglieder.

Self-Service für Mitglieder

Adressänderungen, Kursanmeldungen, Rechnungen einsehen – das können Ihre Mitglieder selbst erledigen. Im Mitgliederportal, rund um die Uhr. Das spart Ihnen Arbeit und erhöht die Zufriedenheit.

Erfahrung mit komplexen Organisationen

Wir haben langjährige Erfahrung mit Schweizer Verbänden und kennen die spezifischen Anforderungen: Mehrsprachigkeit, regionale Strukturen, komplexe Beitragsmodelle, Delegiertenversammlungen. Das müssen Sie uns nicht erklären.

Noch keinen Bullshit gerochen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen und unverbindlichen Gespräch herausfinden, wie Odoo Ihre Geschäftsstelle entlasten kann.

Lukas Rüegg, Geschäftsführer
lru(at)rtp.ch | +41 44 527 07 00

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Unsere Services für Organisationen

Anforderungsworkshop

Wir bringen alle Stakeholder an einen Tisch und erarbeiten gemeinsam, was das System können muss. Keine endlosen Anforderungslisten, sondern priorisierte Bedürfnisse mit klarem Scope.

Mitgliederverwaltung

Stammdaten, Mitgliedschaften, Beitragsmodelle, Austrittsmanagement – wir konfigurieren Odoo für Ihre spezifischen Anforderungen. Inklusive Schnittstellen zu bestehenden Mitgliederdatenbanken.

Event- und Kursmanagement

Veranstaltungen, Kurse, Weiterbildungen – von der Ausschreibung über die Anmeldung bis zur Teilnahmebescheinigung. Mit Online-Zahlung, Wartelisten und automatischen Erinnerungen.

Mitgliederportal

Ein Self-Service-Portal, in dem Mitglieder ihre Daten pflegen, sich für Events anmelden und ihre Rechnungen einsehen können. Entlastet Ihre Geschäftsstelle und erhöht die Mitgliederzufriedenheit.

Schnittstellen und Integrationen

Odoo spricht mit Ihrer Buchhaltung, Ihrem Newsletter-Tool und Ihrer Website. Wir bauen die Brücken, damit Daten fliessen – ohne manuelle Exporte und Importe.

Schulung und Change Management

Neue Systeme brauchen Akzeptanz. Wir schulen Ihre Mitarbeitenden und begleiten die Einführung so, dass alle mitgenommen werden – auch die Skeptiker.

Zusammenarbeit mit HotellerieSuisse

Relaunch und Weiterentwicklungen seit 2018

Seit dem Relaunch der Website für HotellerieSuisse 2018, bei welchem der Auftritt schweizweit vereinheitlicht und konsolidiert wurde, entwickeln wir die Website in enger Zusammenarbeit mit HotellerieSuisse sowie unserer Partneragentur mutoco stetig weiter.

Soeben wurde aufgrund eines neuen CRMs eine Schnittstelle ausgetauscht und der Mitgliederbereich mit dem neuen Portal myHotellerieSuisse massiv ausgebaut.

Screenshot der HotellerieSuisse Homepage.

Zusammenarbeit der Expert:innen

Häufig arbeiten wir gemeinsam mit unterschiedlichen Expert:innen am Endprodukt – wie beim Neubau eines Hauses. So auch bei HotellerieSuisse, wo verschiedene Akteure gemeinsam den umfassenden Servicehub bauen und weiterentwickeln.

Modular, flexibel & sicher

Trotz der einheitlichen UX nach aussen ist das System sehr modular aufgebaut und kann bei Bedarf jederzeit angepasst und erweitert werden. Mit dem CMS-Upgrade-Service befindet sich die Software permanent auf dem neusten Stand.

Fortlaufende Digitalisierung

Die Prozesse von HotellerieSuisse werden fortlaufend in kleinen Schritten digitalisiert. Mit dem kürzlich aufgeschalteten myHotellerieSuisse-Bereich wurde ein weiterer Schritt zur Self-Service-Kultur gegangen. Dies spart sowohl dem Verband als auch den Mitgliedern Zeit.

Dorothea Portmann
Fachspezialistin Digitale Kommunikation bei HotellerieSuisse

3 Fragen an Dorothea Portmann, Fachspezialistin Digitale Kommunikation

Welche Erfahrungen habt ihr mit der Digitalisierung interner Prozesse gemacht?

Beim Ausbau unseres bisherigen Loginbereichs zu myHotellerieSuisse war aus interner Sicht zentral, manuelle Prozesse zu automatisieren. Dieser Schritt erforderte eine genaue Überprüfung unserer Abläufe und eine enge Zusammenarbeit zwischen unseren Umsetzungspartnern. Mit den Schnittstellen zwischen CRM und TYPO3 wurden die Loginverwaltung automatisiert und diverse Self-Service-Angebote ermöglicht. Diese Arbeiten und Aufwände sparen uns und unseren Mitgliedern jetzt wertvolle Zeit.

Wie weit sind die Bedürfnisse eurer Redaktor:innen bei der Systemhandhabung berücksichtigt?

«Unser» TYPO3 ist sehr benutzerfreundlich, so dass sich auch Redaktor:innen gut zurecht finden, die nur gelegentlich damit arbeiten, Es ist sauber konfiguriert, enthält keine überflüssigen Funktionen und alles ist logisch aufgebaut. Das erleichtert die Arbeit unserer Redaktor:innen erheblich.

Wie bewertet ihr die Kooperation mit verschiedenen Partner:innen?

Lösungsorientiert und konstruktiv – jeder unserer Partner konzentriert sich auf seine spezifischen Kernkompetenzen. Dies erfordert ab und zu eine Absprache mehr, führt aber schlussendlich zu einem besseren Gesamtergebnis.

Wir schätzen die Zusammenarbeit mit RTP auf Augenhöhe. Das Team ist kompetent, effizient und zuverlässig.

Dorothea Portmann, Fachspezialistin Digitale Kommunikation, HotellerieSuisse

Bis hierher gelesen? Dann lassen Sie uns sprechen!

Lassen Sie uns Ihr Projekt kostenlos und unverbindlich besprechen und erhalten Sie eine erste Einschätzung von uns.

Lukas Rüegg, Geschäftsführer
lru(at)rtp.ch | +41 44 527 07 00

Häufige Fragen

Können wir unsere bestehende Mitgliederdatenbank ablösen?

Ja. Wir migrieren Ihre bestehenden Daten nach Odoo – inklusive Historien, Beziehungen und Spezialfälle. Die Migration ist oft aufwändiger als erwartet, aber wir haben Erfahrung damit.

Wie gehen Sie mit mehrsprachigen Anforderungen um?

Odoo unterstützt Mehrsprachigkeit nativ. Oberfläche, E-Mail-Templates und Dokumente können in allen Schweizer Landessprachen gepflegt werden. Wir konfigurieren das System so, dass jedes Mitglied in seiner Sprache kommuniziert.

Was kostet eine Verbandslösung?

Das hängt stark vom Umfang ab. Eine fokussierte Lösung für Mitgliederverwaltung und Events startet bei CHF 30'000. Umfassende Lösungen mit Portal, Schnittstellen und komplexen Beitragsmodellen können CHF 80'000–150'000 kosten. Wir machen Ihnen nach dem Workshop eine realistische Schätzung.

Können Regionen und Sektionen eigene Anpassungen machen?

Das definieren wir gemeinsam im Berechtigungskonzept. Grundsätzlich kann Odoo sehr granular steuern, wer was sehen und bearbeiten darf. Die Balance zwischen Zentralisierung und Autonomie ist eine Governance-Frage, keine technische.

Wie lange dauert eine Einführung für einen Verband?

Rechnen Sie mit 6–12 Monaten für eine umfassende Lösung. Das liegt weniger an der Technik als an der internen Abstimmung und dem Change Management. Wir empfehlen einen phasenweisen Ansatz: Erst die Kernprozesse, dann die Erweiterungen.

Odoo für Verbände & NGOs: Alles an einem Ort, für alle Stakeholder