Warum Odoo, Teil 2: Ein System statt 12 Tools

Wie viele verschiedene Tools nutzt dein Unternehmen im Alltag? Zähl mal mit: Buchhaltung, CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Newsletter, Helpdesk, Dokumentation, Ressourcenplanung... Wenn du bei acht oder mehr landest, bist du in guter Gesellschaft. Und mitten im Problem.

Der Flickenteppich, den alle kennen

Das typische Setup in einem Schweizer KMU sieht ungefähr so aus – je nach Branche mit leicht anderen Zutaten, aber immer mit dem gleichen Ergebnis:

Handwerk und Gewerbe: Bexio oder Klara für Rechnungen, Excel für die Auftragsplanung, WhatsApp für die Kundenkommunikation, eine separate App für Rapporte und irgendwo eine Lagerliste, die hoffentlich aktuell ist.

Projektgeschäft und Dienstleister: Abacus oder Bexio für die Buchhaltung, Outlook als CRM-Ersatz, Offerten als Word-Dokumente, Zeiterfassung in einem weiteren Tool und Projektübersichten in Trello oder Asana.

Verbände und NGOs: Mitgliederverwaltung in einer Speziallösung, Buchhaltung separat, Event-Management nochmal separat, Newsletter über Mailchimp und Spendenverwaltung in Excel.

Die einzelnen Tools sind oft gar nicht schlecht. Das Problem ist ein anderes: Keines redet mit dem anderen. Jedes hat seine eigene Datenbank, seine eigene Logik, seine eigenen Zugänge. Und irgendwer in der Organisation verbringt jeden Tag Zeit damit, Daten manuell von einem System ins nächste zu schieben.

Was das wirklich kostet

Die offensichtlichen Kosten sind die Lizenzen: Jedes Tool hat sein eigenes Abo, seine eigene Preislogik und meistens auch seine eigenen jährlichen Preiserhöhungen. Aber die echten Kosten sind unsichtbar.

Wer pflegt die Schnittstellen, wenn sich ein Tool aktualisiert und plötzlich die Verbindung zum nächsten nicht mehr funktioniert? Wer merkt, dass Kundendaten im CRM nicht mehr mit der Buchhaltung synchron sind? Wer schult neue Mitarbeitende in acht verschiedene Systeme ein? Und was passiert, wenn die eine Person, die weiss, wie alles zusammenhängt, kündigt?

Diese Kosten stehen auf keiner Rechnung. Aber sie fressen Zeit, Nerven und Geld – jeden Tag.

Was passiert, wenn alles verbunden ist

Stell dir vor, eine Kundin schickt eine Anfrage über euer Kontaktformular. Automatisch wird ein Lead im CRM erstellt. Aus dem Lead wird eine Offerte, aus der Offerte ein Auftrag, aus dem Auftrag ein Projekt mit Zeiterfassung, und am Ende eine Rechnung – alles im selben System, ohne dass jemand Daten abtippen oder kopieren muss.

Oder: Ein Kunde schreibt dem Helpdesk. Wer das Ticket öffnet, sieht sofort die laufenden Projekte, gebuchte Stunden, offene Rechnungen und die letzte Kommunikation. Kein Tab-Wechsel, kein «Moment, ich muss kurz im anderen System nachschauen».

Das ist keine Zukunftsmusik. Das ist Odoo.

Unser eigener Umbau

Wir reden hier nicht nur theoretisch. Bei RTP ersetzen wir gerade neun Einzelsysteme durch Odoo:

Bexio für Debitoren, Zahlungen, Buchhaltung und Löhne. Kontera für Kreditorenbuchungen und Kreditkartenabgleich. Dazu ein separates System für Anwesenheitszeiterfassung und Absenzenmanagement, Notion für die Dokumentation, ein eigenes CRM und Leadmanagement, ein Newsletter- und Marketing-Automation-Tool, Projektmanagement mit Auswertungen, Ressourcenplanung und ein Helpdesk-System.

Neun Tools. Neun Logins. Neun Rechnungen. Neun Datensilos. Und Excel ist dabei nicht eingerechnet.

Nach der Migration ist das alles ein System. Allein bei den Lizenzkosten sparen wir jedes Jahr einen dreistelligen Betrag. Aber wie gesagt – das Geld ist fast nebensächlich. Was sich wirklich verändert, ist die Art, wie wir arbeiten.

Für wen das relevant ist

Wenn du in deinem Unternehmen mehr als fünf verschiedene Tools im Einsatz hast und regelmässig Daten zwischen ihnen hin- und herschiebst, lohnt es sich, über ein integriertes System nachzudenken. Nicht weil die einzelnen Tools schlecht sind – sondern weil der Flickenteppich insgesamt mehr kostet, als die meisten ahnen.

Odoo ist nicht die einzige Option. Aber für Schweizer KMU, Verbände und NGOs, die eine bezahlbare, flexible und europäische Lösung suchen, ist es aus unserer Sicht aktuell das beste Gesamtpaket.